Tipy pro tabulkový kalkulátor
Na této stránce najdou lidé, kteří se musí trápit s tabulkovým kalkulátorem (obecně nazývaným "excel"), pár tipů, jak se s ním vypořádat. Obrázky byly pořizovány pod operačním systémem Linux-Ubuntu s instalovaným balíkem OpenOffice.org Calc. Snad i uživatelé MS Excelu zde najdou pár užitečných rad.
Obdobné návody můžete ukládat do Abakowiki podle libosti a přístupová práva přidělit těm spolupracovníkům (interním i externím), kteří takovéto návody budou potřebovat nebo tvořit.
Tipy a triky pro tabulkový kalkulátor
[edit]Základní pojmy
[edit] Po otevření souboru, který se v tabulkovém kalkulátoru nazývá Sešit, máme k dispozici 3 Listy, mezi kterými se přepínáme v dolní části vlevo.
Celý list je rozdělen na sloupce a řádky vyplněné buňkami. Buňky samotné jsou základem celého ovládání, na tištěném výstupu buňky vidět nejsou. Pěknou tabulku vytvoříme tedy tak, že zadáme formát okrajů buněk. Můžeme zadat i výstupní formát informací, které jsou v buňkách uloženy, což znamená, že zadáme typ písma, velikost písma, formát písma, barvu písma, pozadí a další charakteristiky, kterými určíme konečnou grafickou podobu tiskového výstupu. K tomu slouží většinou ovládací panely a ikonky (tlačítka) na nich.
Zadávání a úprava dat
[edit] Kliknutím na buňku ji označíme a můžeme do ní psát.
Formát buňky
V buňce může být uložena každá informace ve formátu, který nejlépe vyhovuje typu vkládané informace.
Formát buňky určuje, jak se budou data, uložená v určité buňce, chovat. Je možno zadat formát čísla, data, času, textu, měny atd.
Úprava již napsaných dat
Je-li třeba změnit obsah buňky, kliknutím myši na příslušnou buňku se její obsah zobrazí na horní liště. Prostým přepsáním obsah jednoduše změníme a můžeme změnit i formát dat. Dvojím kliknutím na buňku vybereme celý textový řetězec, který buňka obsahuje a můžeme jej kopírovat nebo vymazat.Další tipy
Pokud je text v buňce širší než ona a chceme, aby byl vidět celý, můžeme v záhlaví sloupce dvakrát kliknout na rozhraní sloupce a příslušný sloupec se rozšíří podle nejširší položky, případně zmenší.Přidání sloupce a řádku
Chceme-li vložit do listu další sloupec nebo řádek, zvolíme některou z buněk v řádku, nad který se má řádek vložit nebo v sloupci, před který se má sloupec vložit a v nabídce zvolíme položku Vložit a poté Řádek nebo Sloupec. Řádek se vkládá nad běžný řádek, sloupec se vkládá před běžný sloupec.Nadpis tabulky
Nad tabulkou můžeme udělat hlavní nadpis, a to tak, že jej napřed do první buňky nad tabulkou napíšeme. (Použijeme třeba tučné či barevné písmo.) Poté označíme celý prostor, tedy celý vršek nadpisu, a použijeme tlačítko "Sloučit a zarovnat na střed".Vzorečky a funkce
[edit] Zřejmě nejdůležitější schopnost tabulkového kalkulátoru je počítání. Jakmile do buněk zadáme hodnoty a některou učiníme buňkou výsledku, bude se tento měnit, pokud změníme zadaná data. Nabízí se tak tvoření jednoduchých "programů" např. pro naše domácí účetnictví, ale i pro mnohem složitější výpočty. Ty se navíc mohou provádět na úplně jiném listu nebo dokonce v jiném sešitu, než se zobrazuje výsledek. Nejjednodušší funkcí je sčítání. Do buňky, ve které se má objevit součet hodnot (jak na řádku, tak ve sloupci) vložíme text: =SUM( Pak myší označíme buňky, které chceme sečíst a klepneme na klávesu Enter. Doplní se pravá závorka a v buňce se objeví součet hodnota na řádku nebo ve sloupci.
V buňce, kterou jsme měli označenou, se zobrazí výsledek, který se bude měnit podle hodnot v buňkách, ke kterým se vztahuje. Jestliže chceme sčítat dva sloupce nebo dvě buňky, které jsou každá na jiném místě, pak stačí použít klávesu CTRL, čili označíme jednu buňku, podržíme klávesu CTRL a označíme další buňky, které chceme sečíst.
Ruční zadání vzorečku
Celou situaci si nejlépe osvětlíme tak, že zkusíme zadat vzorec do buňky ručně. Každý vzoreček začíná znakem "=". Klikneme na buňku, do které chceme vzoreček vložit a z klávesnice zapíšeme znak "=".Budeme chtít např. sečíst hodnoty ve dvou buňkách ob jednu vedle sebe, které mají adresy D7 a F7. Zapisovaný vzorec bude tedy vypadat takto:
=D7+F7
Výsledek v buňce se bude měnit podle hodnot v buňkách D7 a F7.
Samozřejmě nemusíme jen sčítat, vzorečky mohou vypadat takto:
=D7-F7
nebo takto (násobení)
=D7*F7
nebo takto (dělení)
=D7/F7
Souřadnice nemusíme zadávat ručně, do buňky vložíme z klávesnice znak "=", myší klikneme na D7, napíšeme + a klikneme na F7, stiskneme Enter a je hotovo.
Nemusíme se ani omezovat na hodnoty v buňkách, chceme-li např., aby výsledek byl dvacetinásobkem hodnoty z buňky D7, vzoreček bude vypadat takto:
=D7*20
Vložit funkci
Kromě klasických matematických výpočtů, které lze provést na každé kalkulačce, můžeme využít i funkcí. Přes tlačítko "Vložit" nebo nabídkou "Vložit" - "Funkce" se dostaneme do rozsáhlého seznamu.
U každé si můžeme přečíst, co přesně znamená. Zvolíme li např. průměr (AVERAGE) a jako argument zadáme adresu buněk 1 až 20 ve sloupci A, objeví se v buňce následující funkce: =AVERACE(A1;A20) a jako výsledek aritmetický průměr hodnot, zadaných do buněk A1 až A20. Jako argumenty lze použít i názvy buněk (na příklad ZACATEK a KONEC, které si předem nadefinujeme). Zajímavá je funkce "IF" (když). Jak název napovídá, jde o podmínku. Např. pokud bude hodnota v buňce A21 (průměr hopdnot v buňkách A1 až A20) větší než hodnota buňky E8 (v ní můžeme mít třeba výsledek jiných statistických výpočtů), je to dobře. Výsledkem akce může být třeba text,signalizující problém nebo naopak knstatující, že je vše v pořádku.
Podmíněné formátování
Je podobné předchozí funkci. Také jde o podmínku, ale samotné formátování buňky nabízí větší možnosti. Umožňuje totiž vložit podmínku i do buňky se vzorečkem, takže např. samotná buňka s výsledkem se může podbarvit zeleně, pokud je tento kladný, a červeně, pokud je výsledkem výpočtů číslo záporné.
Podmíněné formátování přidělíme buňce tak, že ji označíme a použijeme volbu hlavní nabídky "Formát" - "Podmíněné formátování". Hypertextový odkaz
[edit] Základní součást webových stránek, která vlastně umožnila vznik internetu tak, jak jej známe, je nám dostupná i v tabulkovém kalkulátoru. Pokud chceme z našeho sešitu odkazovat ven do sítě, stačí napsat text jako URL adresu bez http na začátku, tedy: www.abakowiki.cz. Tabulkový kalkulátor jej pak sám podle výchozího nastavení převede na hypertextový odkaz.
Ten ale můžeme skrýt za jakékoli slovo. Napíšeme např. Abakowiki, z nabídky pravého tlačítka myši si vybereme "Hypertextový odkaz" a napíšeme URL adresu. V sešitě tabulkového kalkulátoru můžeme odkazu využít i pro přesun do jiného dokumentu nebo na jiné místo na totožném listu. Odkaz na jiný dokument může vypadat takto:
C:\Documents and Settings\user\Plocha\soubor.xls
Ukotvení příček
[edit] Jestliže máme tak dlouhou tabulku, že se nevejde na monitor a my musíme rolovat, abychom se dostali k dalšímu obsahu, může se hodit ukotvení příček. Většinou totiž tabulka vypadá tak, že každý sloupec a řádek má svůj nadpis.Pokud srolujeme, nadpisy nám zmizí z dohledu. Jestliže si takové chování nepřejeme, stačí použít nabídku "Okno" - "Ukotvit příčky". Tam, kde máme označenou buňku, se ukotví část směrem vzhůru a vlevo.
Kdekoliv na stránce pak můžeme použít volbu "Okno" - "Uvolnit příčky"
Jména listů
[edit] Jak bylo řečeno v předchozím článku, každý sešit obsahuje po otevření dle výchozího nastavení 3 listy, mezi nimiž se můžeme pohybovat.Kliknutím pravého tlačítka myši na záložku listu se zobrazí nabídka, pomocí níž můžeme list přesunout, zkopírovat, odstranit a přejmenovat.
Horní nabídkou "Vložit" - "List" můžeme vkládat listy další.
Filtr
[edit] Nenahraditelnou funkcí, která zpříjemní práci s rozsáhlými daty, je filtr. Nejjednodušší použití se nabízí volbou "Data" - "Filtr" - "Automatický filtr"
Filtr lze zrušit stejnou nabídkou jako při jeho vytvoření.
Propojení buněk, listů a sešitů
[edit] Jak již víme, do buňky můžeme napsat vzoreček, či vložit data podle svých potřeb. Lze však také pouze přenášet data z buňky jiné - stačí napsat "=" a souřadnici buňky (např. A2) nebo na ni prostě kliknout. Všechno, co bude v budoucnu v buňce A2, bude automaticky i tam, kam její obsah přenášíme.To samé platí i u propojení listů. Stačí napsat do buňky na jednom listu "=" a na listu druhém buňku označit. Skutečný zápis vypadá takto:
='jméno-listu'!A2
Je pochopitelně možné zadat mezi listy i vzoreček. Zápis součtu buňky na listu 2 s hodnotou buňky na listu 1 a výsledkem na listu 3 může vypadat takto:
=List2!H25+List1!H23
Ten nezapisujeme ručně, stačí značit buňky pomocí myši.
Díky tomu můžeme vytvářet soubory, které budou provádět všechny výpočty na jiných listech, přičemž na prvním listu stačí zadat vstupní data a přečíst zobrazený výsledek. Ještě větší možnosti pak poskytuje propojení dokumentů - sešitů, kde to funguje téměř stejně s tím rozdílem, že zadání vzorečku obsahuje potřebnou adresu. Stejně jako u hypertextových odkazů tedy platí, že pokud změníme umístění souboru, nebude již propojení nadále fungovat. Skutečný zápis v buňce může vypadat např. takto:
='C:\Documents and Settings\user\Plocha\[sešitdruhý.xls]List1'!$B$6
Tady najdou lidé, kteří se musí trápit s tabulkovým kalkulátorem (obecně nazývaným "excel"), pár tipů, jak se s ním vypořádat. Obrázky byly pořizovány pod operačním systémem Linux-Ubuntu s instalovaným balíkem OpenOffice.org Calc. Snad i uživatelé skutečného Excelu zde najdou pár užitečných rad.
Sledování změn a výběr změn
[edit] Jestliže je sešit sdílený a někdo v něm něco změní, můžeme si nechat ukázat změny, které provedl, přijmout je nebo je odmítnout.
Po opětovném otevření sešitu použijeme opět nabídku "Nástroje" a vybereme "Sledování změn". Následně si vybereme, zda chceme změny zvýraznit nebo je vypsat na dalším listu.
Postupně pak můžeme změny provedené jinými uživateli přijímat či odmítat, přičemž pokaždé vidíme, kdo a kdy konkrétní úpravu provedl.
Automatické seznamy
[edit] Při vytváření tabulek se často stává, že potřebujeme např. řadu čísel od jedné do sta. Kdybychom je museli vypisovat po jednom, bylo by to logicky velmi obtěžující a zdlouhavé. Naštěstí však existuje možnost využít automatického seznamu. Pro něco tak jednoduchého, jako je řada čísel nebo dny v týdnu, můžeme jednoduše napsat výchozí hodnotu (např. 1, pondělí, leden) a za pravý spodní roh buňky natáhnout zápis na libovolnou délku.
Na předchozím obrázku je vidět výsledek vložení seznamu dnů v týdnu a příprava na vložení seznamu měsíců.
Poznámky
[edit] Pro vysvětlení dat či vzorečku, jež buňka obsahuje, lze do buňky vložit komentář. Stačí použít nabídku pravého tlačítka myši "Vložit poznámku". Buňka, která jej obsahuje, je označena malým trojúhelníčkem v pravém horním rohu a samotný text se objeví po najetí kurzoru myši.
Zámek
[edit]
Existují dva základní druhy zabezpečení našeho souboru. První znemožní bez znalosti hesla soubor editovat, nikdo tedy nemůže nic změnit, ale je přístupný běžnému prohlížení.
Tímto způsobem můžeme zamknout list nebo dokonce jen některé buňky, případně naopak vybrat oblast, která jako jediná editovat půjde.
Funkce se může hodit při tvorbě formulářů nebo klasických početních systémů určených pro někoho, kdo jim nerozumí a pouze zadává vstupní data.
Druhý způsob představuje uzamčení sešitu proti otevření. Tento druh zámku představuje nejvyšší stupeň zabezpečení aplikace tabulkový kalkulátor, kterou je schopna sama nabídnout. Hodí se např. při posílání souboru přes internet nebo když prostě chceme zabránit tomu, aby se k našim datům dostala nepovolaná osoba.
Sešit se proti otevření uzamyká při jeho ukládání nebo kdykoli později použitím nabídky "Soubor" - "Uložit jako".
Další postup pak záleží na typu tabulkového kalkulátoru, který používáte.
Graf
[edit] Grafy jsou oblíbeným doplňkem firemních i jiných prezentací. Názorně se na něm ukazují výsledky prodeje za určitá období nebo jakékoli jiné údaje, které lze rozložit na osy X a Y. K vytvoření efektního grafu nám stačí, když máme v buňkách zadána potřebná data. I zde platí, že podle změn v nich se bude měnit všechno na ně navázané, tedy jak výpočty, tak i graf. Použijeme nabídku "Vložit" - "Graf" nebo tlačítko na Standardním panelu nástrojů. V obou případech se otevře průvodce, s jehož pomocí vložíme všechny potřebné údaje. V prvním kroku je potřeba vybrat oblast dat, které se mají graficky znázornit. Opět je stačí označit myší.
V druhém kroku vybereme v nabídce vložení grafu.
A naposledy vybereme typ grafu. Nejčastěji se používá sloupcový, ale vybereme si pochopitelně ten, který nejlépe odpovídá účelu, pro nějž jej potřebujeme. Na výběr máme např. graf spojnicový, výsečový, paprskový nebo burzovní.
Následně pak upravíme podobu grafu podle možností, které používaný tabulkový kalkulátor nabízí.
Jak je vidět, tvorba grafů je s použitím tabulkový kalkulátor velmi jednoduchá a zabere jen pár minut.
Nastavení
[edit] Zobrazené panely nástrojů, tlačítka a velikost ikon na nich, styl rozbalování jednotlivých menu, řádek s obsahem buňky, směr, kterým se posune kurzor při použití klávesy Enter nebo jestli bude použita funkce automatického dokončování obsahu buněk, to vše je pouze zlomek možností nastavení a vlastního přizpůsobení tabulkového kalkulátoru, které vyvoláte následujícím způsobem:
Možnosti, které váš tabulkový kalkulátor nabízí, nastavíte na jednotlivých záložkách. Je třeba je pečlivě projít a posoudit, jak je nastavit tak, aby práce tabulkového kalkulátoru vyhovovala vašim potřebám.
Nastavení Excelu firmy Microsoft se bude lišit od nastavení tabulkového kalkulátoru OpenOffice.org Calc, je na vás. abyste našli správnou hodnotu příslušného parametru.
Verze 1134.1 naposledy změnil XWikiGuest dne 22/02/2012 v 22:18